Znate li da gotovo svaki dokument koji je sastavni dio vaših svakodnevnih poslovnih procesa možete čuvati u digitalnom obliku u eArhivi?

Prema novom Zakonu o računovodstvu (NN 78/15, 134/15), primljene račune, odobrenja, opomene ili narudžbenice možete skenirati ili fotografirati i tako pretvoriti u elektronički dokument, a njihovu papirnatu inačicu baciti.  Štoviše, većina tih dokumenata danas se među tvrtkama već razmjenjuje u elektroničkom obliku, zašto je vaš stol onda i dalje zatrpan papirima?

Znate li da se 7.5% svih dokumenata se izgubi, a da njih 3% ostaje zauvijek izgubljeno?

Prosječna obrada papirnatog dokumenta, koji zahtjeva odobrenje većeg broja sudionika, traje i do 20 radnih dana. Kada tvrtka upravlja većom količinom dokumenata javljaju se problemi u poslovanju koji su najčešće uzrokovani sporom administracijom, lošom  komunikacijom između sektora zaduženih za obradu te dokumentacije, gubljenjem dokumenata koji ”putuju” kroz tvrtku. Takva tvrtka postaje trom aparat koji gubi bitku s konkurencijom koja je na vrijeme naučila da se najvažniji poslovni procesi u poduzeću zasnivaju na tokovima poslovnih dokumenata.

Znate li da elektroničkim dokumentima (eDokumentima) možete pristupiti gdje god se nalazili?

administracija-eDokumenata

Dokument unesen u sustav za upravljanje poslovnim eDokumentima dostupan je svim za to ovlaštenim osobama (gdje god se nalazile i u bilo koje vrijeme) i one imaju mogućnost istovremeno obrađivati primljeni dokument te jedni drugima ostavljati važne napomene. U svakom trenutku je poznato tko je i kada dokument zaprimio, u kojoj je fazi obrada dokumenta te tko je sljedeći u nizu za upravljanje dokumentom.

dokumenti-dms-earhiva

 

Elektronički dokument zaprimljen je direktno u sustav i dostupan je za obradu svima za to ovlaštenim osobama te vanjskom knjigovodstvu za knjiženje, što znači da dokumente nije potrebno ispisivati i fizički nositi u računovodstveni servis.

U oba slučaja, elektronički dokumenti se ne ispisuju jer ne postoji potreba za papirnatom kopijom, već se dokumenti pohranjuju u eArhivu.

Znate li da registratori i fascikli s poslovnom dokumentacijom zauzimaju gotovo 14% vašeg radnog prostora?

Najuspješnije svjetske, ali i domaće tvrtke gotovo su u potpunosti izbacile papir iz svog poslovanja. U informatičkoj eri, kada su nam sve informacije dostupne u realnom vremenu, zahvaljujući razvoju informacijske tehnologije, papirnati dokument, koji nam je čitljiv samo ako ga u tom trenutku držimo u rukama, postaje prethistorijsko oruđe. U vremenu kada na pametnom telefonu čitamo e-mailove, plaćamo račune, skeniramo dokumente i čuvamo fotografije svojih najbližih, zar nije gubljenje vremena ispisivati i pohranjivati dokumente u registratore, a onda ih nakon više godina (bezuspješno) tražiti?

Elektronička arhiva gotovo u potpunosti eliminira trošak gubljenja dokumenata i znatno skraćuje te pojeftinjuje sam proces unosa dokumenata u arhivu.

Uzmimo za primjer da tvrtka dnevno obrađuje/zaprima 100 papirnatih dokumenata. Za svaki od njih u prosjeku se troši oko 6 minuta rada, što je ukupno dnevno 600 minuta ili 10 sati rada. Neka je prosječna satnica 32 kune, onda je to dnevni trošak od 320 kuna. Ako radna godina ima 250 dana puta 320 kuna, govorimo o trošku od 80.000 kuna.

Samo za fizičko spremanje dokumenata, bez troškova ispisa, prostora, registratora i eventualne ponovne izrade dokumenta u slučaju da ga je kupac izgubio, trošak je zastrašujući. Ako računamo da je većini knjigovodstvenih isprava životni ciklus 11 godina, dok se dio njih mora čuvati i zauvijek, trošak se više ne broji u desetinama, već stotinama tisuća kuna!

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM – SUSTAV UPRAVLJANJA (POSLOVNIM) DOKUMENTIMA

DMS ili sustav upravljanja (poslovnim) dokumentima informacijski je sustav koji omogućuje brže kolanje i jednostavnije potpisivanje eDokumenata. Uvođenjem DMS-a tvrtka višestruko ubrzava najvažnije poslovne procese, čime povećava produktivnost, konkurentnost i efikasnost. eDokumente nije potrebno ispisivati, već se čuvaju u eArhivi čime se dodatno štedi na papiru, tonerima, prostoru i vremenu za arhiviranje i pretraživanje dokumenata.

eARHIVA

eArhiva je informacijski sustav koji omogućuje čuvanje svih poslovnih eDokumenata, od eRačuna, eOpomena,  eOdobrenja, eOtpremnica, eNarudžbenica,  do ePrimki ili bilo kojeg drugog dokumenta u elektroničkom obliku koji je važan za vaše poslovanje ili ste ga zbog zakona obavezni čuvati na duži vremenski period. Korištenjem eArhive pretraga dokumenata je neusporedivo brža, dokumenti su bitno sigurniji, a istovremeno štedite papir, umanjujete troškove ispisa i prostora za arhiviranje. Naravno, ako želite imati i papirnati dokument, uvijek ga možete i ispisati direktno iz eArhive.

eArhiva višestruko ubrzava pretragu poslovno-računovodstvenih podataka. Podiže nivo sigurnosti vaših podataka jer se oni nalaze zaštićeni na serverima i kao takvi se ne mogu fizički uništiti ili se zagubiti prilikom selidbe, odnosno nepovratno nestati zbog neočekivanih elementarnih nepogoda. Do eDokumenata u eArhivi možete doći s tri klika mišem u bilo koje vrijeme, gdje god se nalazili.  eArhivom oslobađate poslovni prostor jer je vrijeme dugačkih polica punih registratora, iz kojih vire papirnati računi, daleko iza nas.

PRIJAVA NA EDUKACIJU