upravljanje poslovnim dokumentima

Upravljanje poslovnim elektroničkim dokumentima

by

Ured bez papira za uspješna poduzeća današnjice

Institut za ePoslovanje razvio je konzultantski program za uvođenje i primjenu sustava za upravljanje i kolanje eDokumenata (DMS) za moderna poduzeća koja žele eliminirati nekorisni rad i nepotrebne troškove te se tako izdvojiti od konkurencije.

Još je 1975. godine izraz “ured bez papira” ušao u poslovni leksikon u članku objavljenom u Business Weeku pod naslovom “Ured budućnosti”. Legendarni čelnik Xerox Palo Altoa Research Centera, George Pake, u tom je članku predvidio tehnologiju koja je trebala do 1995. godine omogućiti korisnicima da pritiskom jedne tipke u potpunosti ukinu potrebu za gomilanjem ispisanih dokumenata u uredima. Ta vizija, iako možda nije ostvarena u navedenom roku, danas postaje vrlo aktualnom. Uredi danas nisu ograničeni samo na „četiri zida“, a većina komunikacije i poslovnih procesa obavlja se korištenjem internet veze i različitih softvera.
Pametno korištenje poslovnih softverskih rješenja pokazalo se prevagom među konkurencijom pa su se tvrtke koje su proteklo desetljeće ulagale u informacijske sustave, prebacujući papirnato u elektroničko poslovanje, ili bolje rečeno ostavljajući dokumente u njihovom izvornom obliku, prirodno nametnule kao tržišni lideri. Podaci informacijskih posrednika govore kako se tom trendu okreće sve veći broj mikro, malih i srednjih tvrtki, ali i drugih vrsta organizacija koje upravljaju velikom količinom dokumenata.
Hrvatski informatičari i informacijski posrednici proteklih su godina razvili izvrsne sustave za upravljanje poslovnim dokumentima ili DMS, no ono po čemu smo zasigurno među prvima u Europi je sustav Moj-DMS koji od korisnika ne zahtjeva nikakva dodatna ulaganja u vlastite informacijske sustave, već kompletnu infrastrukturu omogućava informacijski posrednik. To je ključan moment unaprjeđenja tromog hrvatskog tržišta u tržište koje zna koristiti benefite ePoslovanja za povećanje vlastite vrijednosti .
eDokument se obrađuje unutar DMS-a po unaprijed određenom radnom procesu, što znači da ga se kroz sustav odobrava, potpisuje, likvidira i knjiži bez ispisivanja, a u konačnici se takav dokument pohranjuje u eArhiv.
Još jedna od prednosti DMS-a dodjela je različite razine ovlasti među korisnicima. Primjerice, uneseni dokument vidljiv je samo unaprijed određenim korisnicima ili grupama korisnika, što omogućava i zaštitu povjerljivih informacija u samoj tvrtki.
I sama država već nekoliko godina radi na centralizaciji svih podataka kao jednom vidu racionalizacije poslovanja i upravljanja. U kolikoj mjeri takav vid poslovanja proizvodi vrijednost za mikro, male i srednje tvrtke i u čemu su one najvidljivije, najlakše je procijeniti upravo iz primjera iskusnijih.
Dodatna vrijednost za poduzeća nastaje odmah po početku korištenja DMS sustava jer se radni procesi automatski ubrzavaju, eliminira se mogućnost gubitka dokumenata, zaposlenici ne obavljaju demotivirajuće radnje, mogućnost pogrešaka pri obradi dokumenata se minimizira, prostor se ne zatrpava dodatnim papirima, a u konačnici i sama tvrtka brže i kvalitetnije ispunjava svoje obveze kako prema vlastitim partnerima, tako i prema državi.

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena.


Kontaktirajte nas
Polja označena sa * su obavezna
×
Prijavite se za newsletter!

×